Lưu trữ hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử có lẽ đã trở nên quá quen thuộc đối với các kế toán, kể cả việc sửa các lỗi không in được file xml khi in file để lưu trữ. Vậy, đối với hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì có quy định cụ thể nào về việc lưu trữ hay không? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Theo quy định tại điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính có quy định về chuyển từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Theo quy định, Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu  cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được  thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ vào các quy định trên thì có thể thấy, nếu doanh nghiệp nhận được hóa đơn điện tử bản giấy của các doanh nghiệp khác mà không ghi dòng chữ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ” thì các hóa đơn trên không phải là hóa đơn điện tử chuyển đổi và không có giá trị pháp lý  theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu sẽ được lưu trữ bằng cách sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vậy để mang tin ví dụ như là bút nhớ, đĩa CD, DVD, đĩa cứng….hoặc thực hiện sao lưu trự tuyến trên phần mềm để đảm bảo bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử, đảm bảo thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Nếu trong trường hợp doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa  đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011.

Quy định về hóa đơn đối với trường hợp không nhất thiết có đủ nội dung

Báo cáo sử dụng hóa đơn đối với DN không sử dụng hóa đơn bán ra

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy vẫn sẽ được lưu trữ giống như hóa đơn giấy thông thường, các doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ một cách đơn giản nhưng phải đảm bảo không hỏng hóc hóa đơn.

Tuy nhiên, theo Thông tư 68/2019 thì Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, lưu trong nội bộ doanh nghiệp, dùng để theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

Với những chia sẻ trên, hy vọng đã giúp doanh nghiệp nắm được quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Nắm được sự khác biệt giữa quy định về hóa đơn điện tử giữa Thông tư 68/2019 và Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính. 
 

có thể bạn quan tâm: Thuốc hoạt huyết dưỡng não

Green coffee bean có tốt không

Lưu trữ hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy
Rate this post